「報告や相談するのが怖い！」
「上司へ適切に報告する方法を知りたい！」
このように考えたことはありませんか？
特に、人に頼る・相談するのが苦手な繊細さんは、悩むことが多いのではないでしょうか？
この記事は、そんな悩みを解決できる内容になっています。
本記事を読んだら、スムーズに上司へ報告や相談ができるようになるでしょう！
記事の前半では『上司が怖くて報告できなくなる原因』や『上司が怖くても報告するメリット』を解説します。
そして記事の後半では、7ステップで『上司が怖くて報告できない場合の解決法』を具体的に解説します。
なぜ上司が怖いと感じるのか？
そもそも、なぜ上司が怖いと感じるのでしょうか？
以下のような理由があり、これらを1つずつ見ていきましょう。
上司の権威や権限
1つ目の理由は「上司の権威や権限」です。
上司は仕事をするうえでの知識やスキル、経験、情報を部下より多く持っており、いわゆる権威性があります。
また、査定や昇進のための評価、仕事の割り当てを直接的に決めることができる権限が与えられていることがあるでしょう。
部下の視点だと、これらの権威や権限に対して「怖い！」と感じるのは当然ですね！
過去のトラウマ経験
2つ目の理由は「過去のトラウマ経験」です。
読者の多くは、上司に悪い報告をしたことがあると思います。
その際に、怒られた経験がある方も多いのではないでしょうか？
その過去の苦い経験から、上司に対して怖いと感じるようになっている可能性があります。
みなさんの責任では全くありあせんよ！
上司の指導スタイル
3つ目の理由は「上司の指導スタイル」です。
上司には、部下に対して高圧的で、批判的な態度で接する人がいます。
厳しい指導スタイルの方が、部下を管理することが容易になると予想してのことでしょう。
このスタイルで指導されたら、自分から意見が言いづらいですよね。
上司が怖くて報告できなくなる原因
次に、上司が怖くて報告できなくなる原因を4つ確認します。
上記で確認した上司への恐怖感も関連して、報告や相談することが難しくなっている原因となります。
まとめると以下の通りで、順に解説していきます。
報告による不利益の心配がある
1つ目の理由は「報告による不利益の心配がある」です。
上記でも述べましたが、上司は査定や昇進のための評価、仕事の割り当てを決める権限が与えられていることがあります。
自分のミスや組織のマイナスになることを報告すると、自分の評価が悪くなると考えてしまいませんか？
自分が損をすると予測しているのに、報告するのは勇気がいりそうですよね。
以前の報告時に怒られた経験がある
2つ目の理由は「以前の報告時に怒られた経験がある」です。
報告は本来、情報が増えるという意味でとても貴重な行為です。
しかし、その貴重な行為に対して褒められるどころか、真逆の怒られるということをされると、報告ができなくなるでしょう。
報告＝悪という意識づけがされている人は、上司が怖くて報告を避けがちになってしまいます。
報告の正しい方法が分からない
3つ目の理由は「報告の正しい方法が分からない」です。
何を話していいのか不明確だと、報告をしたがらないのは当たり前でしょう。
例えば、使い方が分からないスマホアプリやPCソフトをわざわざ進んで利用する人はほぼいませんよね？
試行錯誤する時間が無駄になる可能性が高く、それなら従来のものを使えばいいからです。
この例と同じで、報告の方法をいちいち試行錯誤するのには労力がかかるので、報告を遠ざけるといった感じです！
上司との人間関係が良好でない
4つ目の理由は「上司との人間関係が良好でない」です。
これは、上司と部下でのコミュニケーションが取れていないパターンとなります。
わざわざ苦手な人に近づいて話をすることはありませんよね？
それと同じで、上司に対して良い感情がなければ、報告しようという気持ちになりません。
上司との関係を良くしておくことで、報告もやりやすくなる！
上司が怖くて報告できないデメリット
先ほど、上司が怖くて報告できなくなる4つの原因を見てきました。
上司が怖くて報告ができないと、みなさんにとって好ましくないことが起こってしまいます。
ここからは、上司が怖くて報告できないデメリットを3つ確認していきます。
デメリットをまとめると以下の通りで、順に解説していきます。
無駄な時間を過ごす
1つ目のデメリットは「無駄な時間を過ごす」です。
報告は、仕事の現在の状況や、一区切り終えた結果を知らせるためのものです。
その報告を受けて、上司からまた仕事の方向性やタスクが修正されて指示が出てきます。
例えば、「10万円使った広告効果として、10個の販売につながってますよ」という報告を上司が受けたとします。
それを受けて、さらに広告を打つのか、認知層を変えるのか、広告を中止するのかなどを決めるというものです。
しかし、報告をしないと方向性が分からずに取るべき行動が遅れます。
結果的に、報告の遅れが無駄な時間を招くことになる！
信頼を失う
2つ目のデメリットは「信頼を失う」です。
先述の通り、報告の目的は仕事の方向性やタスクを修正することにつなげることです。
逆に言えば、報告がないと情報不足となり、会社としてより適切な動きが不可能になります。
そうなると、周りからは組織に不利益を招く人、問題を作る人というレッテルを貼られてしまいます。
信頼を失ってしまうと、仕事もやりにくいし任せてもらえない！
過度なストレスを感じる
3つ目のデメリットは「過度なストレスを感じる」です。
報告や相談をするということは、自分では解決できない局面まで仕事が進んでいることを意味します。
つまり、自分にとってはかなり労力を使う場面です。
本来なら上司に報告し、情報をもらったり、やるべきタスクを明確にしてもらう必要があります。
報告をしないだけで、自分で情報を集めたり、タスクを考えたりする労力が出てきてしまう！
上司が怖くても報告するメリット
そして次に、上司が怖くても報告するメリットを3つ確認していきます。
上司に報告することができると、みなさんにとって多くの恩恵がありますよ！
メリットをまとめると以下の通りで、順に解説していきます。
時間的余裕ができる
1つ目のメリットは「時間的余裕ができる」です。
先述の通り、報告や相談というのは、自分では解決できない局面で有効な手段となります。
「報告や相談をしなくちゃな〜」と思っている時点で、もう自分にやれることはほぼないのです。
行き詰まった時にすぐ上司に報告・相談できると、問題解決を早めることが可能となります！
抱えている仕事の問題解決が早まると、他の多くの仕事に終わらせることができますよね？
時間的余裕があると、じっくり仕事に取り組めるようになるよ！
多くの情報元を得ることができる
2つ目のメリットは「多くの情報元を得ることができる」です。
突然ですが、次のうち話しやすい人はどちらですか？
内容にはよるでしょうが、前者ではないでしょうか？
これを逆に考えると、自分が報告や相談を積極的にやっていると、他の人からも話しかけられ情報を得やすいということです！
このようにして、自分から報告することで自分も聴ける文化や風潮を作ることも大切です！
注意！何でも自分から話していると、相手から無駄話を聞かされてしまうよ。
上司との関係が良好になる
3つ目のメリットは「上司との関係が良好になる」です。
怖い上司に対して、報告や相談するのは気が引けるでしょう。
ただそれも、継続して報告しているうちに慣れていきます。
また、報告してくれることで、上司の方も有難い存在だと認めてくれるはずです。
上司との関係が良好になると、さらに報告や相談がしやすくなり、問題解決までスムーズに！
【準備編】上司が怖くて報告できない場合の解決法
ここまで、上司が怖くて報告できない原因、上司が怖くても報告するメリットを見てきました。
ここからは、上司が怖くて報告できない場合の解決法を準備編・実践編に分けて7ステップで解説していきます。
順番通りやることを推奨しますが、どれか1つからやり始めても構いませんよ！
まずは準備編からです！解決法のステップは以下の通りで、順に解説していきます！
報告するメリットを確認する
ステップ1は「報告するメリットを確認する」です。
先ほど、以下のような報告するメリットを挙げました。
逆に、報告をしないデメリットは以下のようなものです。
これらを比較・確認するだけで、報告をした方が良いという気持ちになるのではないでしょうか？
報告内容を整理する
ステップ2は「報告内容を整理する」です。
報告は大きく分けて4種類あり、伝える内容が変わってきます。
種類別で見ていきましょう。
経過報告
経過報告では、取り組んでいる仕事の進捗状況を伝えるのが目的です。
経過報告の内容のポイントは、以下のとおりです。
例えば、以下のような伝え方があります。
「現在、新商品の提案資料の作成をしております。
計画通り、7月15日までには完成できそうです。
【完了した項目】
商品のメリット、デメリットの部分の資料
今後は、試作品の評価データ集計に取り掛かります。
以上、進捗報告となります。」
トラブル報告
トラブル報告では、仕事をするうえで発生した問題を伝え、その対応を相談するのが目的です。
トラブル報告の内容のポイントは、以下のとおりです。
例えば、以下のような伝え方があります。
「現在、新商品の提案資料の作成をしております。
その中で、1つ問題点がございます。
試作品の評価データ集計のサンプル数が予想より少なく、データの信頼性が低くなる可能性があります。
この問題を解決するために、サンプル数を増やす必要があるような状況です。
いかがいたしましょうか。」
情報報告
情報報告では、仕事しているうえで新たに得た情報を伝えるのが目的です。
情報報告の内容のポイントは、以下のとおりです。
例えば、以下のような伝え方があります。
「現在、新商品の提案資料の作成をしております。
商品のメリットを他社との比較で表現しているのですが、自社内での変遷も追加するとユーザーが理解しやすいと感じました。
計画通りに進めていきますが、変更の必要があればご教示ください。」
結果報告
結果報告では、仕事が一区切り終えた結果を知らせるのが目的です。
結果報告の内容のポイントは、以下のとおりです。
例えば、以下のような伝え方があります。
「これまで、新商品の提案資料の作成に取り組んでおりました。
この作業が終了しましたので、提出をさせていただきます。
計画よりも早く終了することができました。
〇〇さんの助言のおかげだと感じています。」
提案する場合は選択肢を用意する
ステップ3は「提案する場合は選択肢を用意する」です。
報告や相談をする際に、意思決定するのは上司になります。
ただし、その前段階として選択肢を複数用意して提案すると良いでしょう。
ただ単に、「こうなりました。どうすればいいですか？」では、上司からすると仕事を任せるのがやや不安になります。
それよりも「こんな問題があり、Aパターン、Bパターン、Cパターンの解決策があると考えています！」まで提案できると、信頼が貯まる！
報告のタイミングを考える
ステップ4は「報告のタイミングを考える」です。
適切なタイミングについては、経過報告、トラブル報告、情報報告、結果報告といった報告の種類にもよります。
経過報告・結果報告・情報報告
経過報告は定期的に実施し、結果報告は仕事が完了したら報告すれば良いでしょう。
情報報告は、何か気づいたらその都度で問題ありません。
情報報告は計画された業務に加えたものになるので、あればさらに助かるイメージですね！
上記の3つは緊急度が比較的高くないため、上司の仕事が少ない時を狙って報告するのが良いでしょう。
事前に「経過報告のために、後で5分ほど時間よろしいでしょうか」と伝えておくのもアリ！
トラブル報告
トラブル報告については、緊急度が高ければ早期に伝えるのが良いでしょう。
トラブルは対応が遅れるほど、さらに大きな問題になるからです。
こちらも上司に余裕がある時を狙いたいですが、緊急度によっては早さが命です！
もしくは、問題が発生した時の報告タイミングを話し合いコンセンサスを得ておくことと良い！
報告の方法を使い分ける
ステップ5は「報告の方法を使い分ける」です。
大きく分けると、口頭でおこなう直接対話と電話、文字を通すメールやチャットがあります。
直接対話・電話
直接対話や電話は、相手の時間を強制的に奪うといったデメリットがあります。
タイミングを間違えたり、内容によっては長時間を要したりすると、相手に迷惑がかかる可能性もあります。
一方、その場でやり取りができるメリットがあります。
内容によっては、上司から質問や助言があるため、それにすぐ回答ができます。
緊急性が高くて、レスポンスが多くなる場合には、口頭での方法を取るのが良いでしょう。
メール・チャット
メールやチャットは、内容を作成するのに時間がかかるといったデメリットがあります。
特に、複雑なものを理解しやすく作るのは、けっこう労力がかかりますよね。
一方、読み手のタイミングで何度も読め、遠くにいる多くの人に同時に伝えられるといったメリットがあります。
データや手順といった何度も見返すものは、やはり文字に残すのが便利です！
緊急度よりも重要度が高いものには、メールやチャットがとても良い手段となり得るでしょう。
チャットは、口頭の伝達が難しい時に素早いやり取りができる！
【実践編】上司が怖くて報告できない場合の解決法
次に、上司が怖くて報告できない場合の解決法の実践編ですね！
解決法のステップは以下の通りで、順に解説していきます！
結論から簡潔に説明する
ステップ6は「結論から簡潔に説明する」です。
ステップ2「報告内容を整理する」の具体例で挙げましたが、どんな報告でも仕事の概要を説明するところから始めます。
いきなり詳細に入るよりも、話の全体像から入った方が理解がしやすいからです。
特に、口頭説明だと話し始めに全体像を伝えることで、その後の説明がスムーズになりますよ。
「何をやっていて、何がどうなったのか？私に何をして欲しいのか？」を最初に説明された方が、聴き手のスタンスが定まりやすいですよね？
概要と結論を明確にし、質問があったら詳細説明をすれば良いですよ！
自分なりの考えを話す
ステップ7は「自分なりの考えを話す」です。
報告は、事実ベースで伝えることが基本となります。
仕事現場で起こった事実を客観的な情報として伝えます。
ただし、現場で起こった状況や空気感が理解できているのは、上司でなくやはり部下の方でしょう。
事実ベースで伝えるのを基本としつつ、自分なりに解釈した意見を持てるとベターです！
そういった解像度の高い情報を伝えられると、上司が判断をする助けになったと感じるはずでしょう。
ステップ3「提案する場合は選択肢を用意する」も意識するとさらに良い！
注意点
ここまで、上司が怖くて報告できない場合の解決法を解説してきました。
報告や相談をする方法は理解できたけど、何か注意することはあるの？
最後に、注意点を2つ示しておきます。
以下2点を守ることで、冷静に良い報告・相談ができるでしょう！
順番に説明しますね！
上司側にも問題があると理解する
注意点1つ目は「上司側にも問題があると理解する」です。
普段からコミュニケーション不足や部下への不適切な指導があれば、部下から報告しにくくなる可能性は高まるでしょう。
必要以上に部下を叱責すると、叱責された人以外にもマイナスの影響があるかもしれません。
そういった職場環境を作っているのは、上司にも問題があると言えそうです。
したがって、「自分が報告できない奴なんだ」と思わなくて大丈夫ですよ。
ひどい職場環境なら、転職も視野に入れれば良い！
報告の投げっぱなしにならない
注意点2つ目は「報告の投げっぱなしにならない」です。
解決法7ステップで、報告のやり方を理解できたと思います。
ここで、報告を終わらせることをゴールに置くのではなく、上司の判断の助けになることをゴールにできると良いでしょう。
そのためには、自分なりの考えを持った選択肢を用意できると、上司からは重宝されるでしょう。
事実の羅列を投げっぱなしにしないことを意識したいところです！
まとめ
今回は記事前半で、『上司が怖くて報告できなくなる原因』を確認して『上司が怖くても報告するメリット』を説明しました。
そして記事後半では、準備編と実践編に分け『上司が怖くて報告できない場合の解決法』を7ステップで解説してきました！
まずは、報告するメリットを確認して、報告内容を整理してみましょう！
そして、結論から簡潔に説明すること、自分の意見を話すことを意識してみましょう！
この能力が身に付いたら、以下のような変化があるでしょう！
今回の記事が参考になってくれることを心から願っています！
