「なんで自分は残業になるの？」
「仕事が終わらなくて泣きそう！」
特に、考え過ぎて時間をかける、相手からの仕事を断れない繊細さんは、悩むことが多いのではないでしょうか？
この記事は、そんな悩みを解決できる内容になっています。
本記事を読んだら、限られた時間内で仕事を終えることができるようになるでしょう！
記事の前半では『仕事が時間内に終わらない人の特徴・原因』や『仕事が時間内に終わらないことによるデメリット』を解説します。
そして記事の後半では『仕事が終わらなくて泣きそうな人のための対処法』を6つ具体的に解説します。
泣きそうなほど仕事が時間内に終わらない人の特徴・原因
まずは、仕事が時間内に終わらない人の特徴と原因を確認しましょう。
特徴は大きく以下の2つに分けられます。順に解説しますね。
自分の仕事の範囲を考えずに抱え込んでいる
仕事が時間内に終わらない人の特徴1つ目は、「自分の仕事の範囲を考えずに抱え込んでいる」ことです。
つまり、自分の仕事に加えて他の人の仕事も抱え込んでしまっている状態です。
こうなれば、時間内に仕事が終わらないのも当たり前ですよね？
このような状態になるのは、以下のような3つの原因があります。
優先順位がない
1つ目は「優先順位がない」です。
仕事は、仕事の価値を示す「重要度」と対応の早さを示す「緊急度」の観点から見ることができます。
本来は、重要度の高い仕事に注力するべきですよね？
しかし、緊急度の高い仕事がサッと舞い込んで来ると、誰でもいい仕事を自分が引き受けてしまいます。
重要度と緊急度の観点を持っていると、注力すべき仕事のみに集中することが可能だよ！
自分と他者の得意な仕事への理解不足
2つ目は「自分と他者の得意な仕事への理解不足」です。
先ほど、「緊急度の高い仕事が来ると、誰でもいい仕事を自分が引き受ける」という例を出しました。
この時にその仕事が、自分は不得意だけど、同僚Aさんが得意な仕事内容だと知っていたらどうでしょうか？
ここで以下の2つの選択肢が出てきます。
逆の場合で、自分が得意で同僚Aさんが苦手な仕事内容だと、やってあげたり、教えることが可能です。
このように、自分と他者の得意な仕事内容を理解していないと、取り組む選択肢が狭まってしまいます。
自分の得意＋他者の得意も知っておこう！
断る基準がない
3つ目は「断る基準がない」です。
極論すべての仕事を受けれいてると、時間内に仕事が終わらず泣きそうになるのは当然のことでしょう。
頼まれた仕事は最後までやる、というのは聞こえは良いかもしれません。
しかし、上記の2つから考えると、仕事は「重要なこと×得意なこと」に注力するのが良いでしょう。
自分の中で、「どこまでは受け入れて、どこからは断るのか」といった基準を設けておくのがオススメ！
所要時間の見積もりができていない
仕事が時間内に終わらない人の特徴2つ目は、「所要時間の見積もりができていない」ことです。
このような状態になるのは、以下のような3つの原因があります。
所要時間の見積もりができていないと、時間内に仕事が終わらない！
そして、どこまで仕事を引き受け入れられるのか不明になる！
ゴール確認をしていない
「仕事のゴールを確認していない」とは、成果物のイメージができていない状態のことを指します。
例えば、「商品開発の会議資料を作成する」という仕事を考えます。
この仕事のゴールが、①「社内で少し案を出して欲しい」か、②「社外も含めたコンペに使う」かで相当な目的が異なります。
2つの最終ゴールの目的によっては、仕事の所要時間が大きく異なりますよね？
この目的を途中で確認すると、やり直しが発生したり、逆に無駄に時間をかけすぎてしまう！
タスク分解をしていない
「タスク分解をしていない」とは、仕事の成果物を得るための小さい行動に落とし込めていないという意味です。
仕事を前に進めるためには、細かいタスクにして行動する必要があります。
例えば、「会議の開催」で考えてみても、以下のようなタスクに分解できます。
このように分解していないと、何から始めるか、どのくらい時間がかかるのか見当もつきません。
バッファの時間を設けていない
「バッファ」とは、予定の時間に余裕を持たせるために設定される余分な時間や余地のことです。
仕事でバッファの時間を設けていないと、急な予定変更に対応することができません。
仕事では、急な変更や進捗状況が悪いことは多々あります。
すべてが予定通りいく方が稀ですよね？
バッファを設けていないと、時間内に仕事を終わらせるうえで命取りになりかねません。
仕事が時間内に終わらないことによるデメリット
仕事を時間内に終われずに続けているままだと、以下のような大変なことが出てきてしまいます。
順に解説していきますね！
精神的・身体的な不調になる
最初の頃は、どうにか体力で仕事を続けることが可能かもしれません。
しかし、残業や家に仕事を持ち帰るなどの状況を続けていると、体調不良になってしまいます。
また、精神的にも病んで気分が落ちたり、仕事へのやる気が出なくなる可能性だってあります。
僕も仕事を無理に続けて頭痛が出てしまい、その後何ヶ月も慢性的に続いてしまった経験があります。
収入が必要だからと言って仕事を続けると、最悪の場合には休職・退職まで追い込まれる可能性も。
同僚・上司・クライアントからの信頼を失う
仕事を期限内に終わらせることができない場合、同僚や上司、クライアントからの信頼や評価が下がるでしょう。
周囲からすると、「あの人に任せたら時間内に終わらせてくれない！」といった不安が出てくるので、当然と言えば当然ですね。
そうなると、次の仕事を任せてもらえなくなり、やがて実績がない社員として扱われてしまいます。
重要な仕事ではなく、やりがいのない仕事しか来なくなったら悲しいですよね。
昇給・昇進ができない
上記2つの例から、仕事が時間内に終わらないと、継続的な仕事ができなかったり、評価が下がってしまいます。
こんな状態で、会社での昇給や昇進には期待できません。
昇給や昇進ができないと、次の仕事への糧となる経験を積むことができないことが予想されます。
仕事が終わらなくて泣きそうな人のための対処法6選
ここからは、仕事が終わらなくて泣きそうな人のための対処法6選を解説していきます。
1ー3つ目の対処法は「どこまでが自分の仕事なのかを明確にする」の分類で、4ー6つ目の対処法は「仕事の所要時間を計算する」の分類としています。
以下に対処法をまとめました。順に解説しますね！
どこまでが自分の仕事なのかを明確にする
やる仕事・やらない仕事を分ける
仕事が時間内に終わらない人の1つ目の特徴とその原因は以下の通りです。
このうち、重要度×緊急度マトリクスから見た優先順位をつけることが重要です。
特に、重要な仕事に注力できるようにしましょう。
重要でない仕事は思い切って、やらないと決めましょう。
他人に仕事を割り振る
自分がやらないと決めた仕事の中のもので、組織にとっても無駄な仕事だと問題はないでしょう。
しかし、時には組織としてやらなければいけない仕事も混ざっているでしょう。
そんな時は、その仕事を得意としている人、または熱量をもって取り組む人を探しましょう。
仕事を断る
時間内に仕事を終わらせるためには、断るという選択肢も持つ必要があります。
その際に、相手にも理解される「断る判断基準」を持っておくと良いでしょう。
僕は、以下のような判断基準を持っています。
これらを総合的に考慮したり、相手に伝えたりして、仕事を受けるか断るかを最終決定します。
仕事の所要時間を計算する
仕事の最終ゴールを明確にする
仕事の終わりを見据えるためには、まずは自分がやる仕事の最終ゴールを確認にすることが重要です。
確認する方法として、仕事を与えてくれた上司やクライアントに完成イメージを伺うのが最も簡単でしょう。
そして、確認のタイミングには以下の2パターンがあります。
・過去に同様の成果物を納品したことがあるパターン
このパターンでは、仕事を任された時点ですぐに確認すると時間のロスが減ります！
・新しく仕事を任されたパターン
こちらのパターンでは、すぐに確認しても過去の成果物の記録がないため、相手も困ってしまいます。
完成度20％程度の概要が出来上がった時点で、「このようなイメージでしょうか？」と尋ねると良いでしょう！
具体的なタスクをリストアップする
当たり前ですが、仕事は具体的なタスクをこなさないと終わりません。
つまり、具体的なタスクを列挙することができれば、必要な時間をおおよそ見積もることができます。
そのためには、仕事の最終ゴールを明らかにしておくことは必須と言えるでしょう！
仕事の最終ゴールが見えていると、そのための細分化した具体的なタスクを洗い出すことができますからね。
言い換えると、最終ゴールに関係しないタスクは出てこないので、集中するべきタスクのみの計算が可能！
バッファの時間を入れる
おおよその仕事の所要時間が出せたら終わりではありません。
僕を含めて、ここをみなさん忘れてしまいがち！
それは、余裕を持たせるための「バッファ」の時間を設けることです。
これについては、おおよその所要時間の20％〜50％ほど準備するのが良いでしょう。
例えば、以下の通りです。
バッファの時間の計算例
【仕事の予想所要時間が120分の場合】
→ 120×0.2〜0.5=24〜60 24〜60分のバッファ時間をプラスで設定しておく！
【仕事の予想所要時間が5営業日の場合】
→ 5×0.2〜0.5=1〜2.5 1〜2.5営業日のバッファ時間をプラスで設定しておく！
【仕事の予想所要時間が2ヶ月の場合】
→2×0.2〜0.5=0.4〜1.0 0.4〜1.0ヶ月バッファ時間をプラスで設定しておく！
仕事の変更が少ない場合、ルーティンワーク的な場合は20％のバッファを設けるのが良いでしょう。
仕事の変更可能性が高いもの、進捗状況が読めない場合は50％のバッファを設定しておくと安心でしょう！
バッファがあるだけで心に余裕が出てくるよ！
それでも仕事が終わらなくて泣きそうな人へ
上記6つの方法を試しても仕事が終わらない場合には、単純に労働環境が悪い可能性もあります。
以下のことを検討、実践してみましょう。順に解説しますね！
上司に相談してみる
まずは上司に相談をして調整やアドバイスをしてもらいましょう。
業務量の調整
外からの視点だと、仕事は組織で対応をしているように見えますが、最終的には個人個人がタスクを担っていますよね。
そうなると、どこかの個人に偏りが出てしまう可能性はあります。
心身への影響が出る前に、上司に相談をして個人間の業務量の標準化をお願いしてみましょう！
もしかしたら、人員配置なんかも考えてくれるかもですよ。
仕事の捌き方
社員個人で身につけるビジネススキルはたかが知れています。
それに比べて、上司は数名の社員を管理してコミュニケーションを取っているので、色んな社員からの情報を持っています。
また、上司の経験も自分よりかは多く、様々な困難を乗り越えているでしょう。
上司に相談をすることで、自分では気づかなかった仕事の捌き方を教えてもらえるかもしれません。
転職活動
上司に相談をしても、なかなか改善がされなかったら、どうすれば良いでしょうか？
もしそうなら、その組織は社員をあまり大切に思っていないかもしれません。
その場合は、転職という選択肢も考えておくと気持ち的には楽になるでしょう。
転職と聞くと、以下のように思ったかもしれません。
結論大丈夫ですし、自分の心身が最優先ですよ！
社員を大切に思っていない組織にいて、あなたが嫌な思いをする必要なんてありません！
転職とは言えなくても、転職という選択肢を持ち、転職活動をするのは自分を守ることにつながると思います。
まずは、転職サイトに登録をしたり、自己分析、適職診断などのツールを使ってみてはいかがでしょうか。
その後、転職エージェントなども利用すると良いと思います！
注意点
ここまで、『仕事が終わらなくて泣きそうな人のための対処法6選』を解説してきました。
仕事を終わらない時の対処法は理解できたけど、何か注意することはあるの？
最後に、注意点を2つ示しておきます。
以下2点を意識することで、ストレスを減らした状態で仕事に取り組むことができるでしょう！
信用・信頼を貯めておく
仕事を早く終わらせたければ、仕事を断ったり、相談が必要となります。
そのためには普段から、「信用・信頼を貯めておく」ことが必要があります。
信用・信頼がないのに自分の主張だけを通そうとすると、逆にもっと仕事がやりづらくなるでしょう。
スキルもつけて実績を作りながら、同僚との良好な関係も築くのが大切！
自分のせいだと思わない
読者のみなさん、仕事が終わらなくて泣きそうになることってありますよね。
ただそれを「自分だけのせい」だとは思わないでください。
仕事が終わらないのは、色々な要素が絡み合っています。
むしろ組織としてやっている以上、個人の全責任には決してできません。
仕事を一生懸命やっているのに終わらないのであれば、スキルアップよりも相談を優先するのが良い！
まとめ
今回は記事前半で、『仕事が時間内に終わらない人の特徴・原因』を確認したうえで『仕事が時間内に終わらないことによるデメリット』を説明しました。
そして記事後半では、『仕事が終わらなくて泣きそうな人のための対処法6選』を解説してきました！
まずは、やる仕事・やらない仕事を決めてみましょう！
そして仕事を断る判断基準を使って、仕事を断ってみましょう！
この能力が身に付いたら、以下のような変化があるでしょう！
今回の記事が参考になってくれることを心から願っています！
