「仕事で何から手を付けたら良いの？」
「段取り良く仕事を進めたい！」
このように考えたことはありませんか？
特に、仕事の段取りを考え過ぎて時間がかかる繊細さんは、悩むことが多いのではないでしょうか？
この記事では、そんな悩みを解決します！
本記事を読んだら、やるべきタスクに集中できる段取り力を身につけられるようになるでしょう！
記事の前半では『何から手をつけたら良いのか分からない原因』『段取り力を身につけるメリット』を解説します。
そして記事の後半では『段取り上手になる方法』や『段取りをする際の注意点』を具体的に解説します。
仕事を何から始めたら良いか分からない状態とは？
仕事のゴールが明確ではなく、ゴールのためのタスクも洗い出せていない状態のことを指します。
また、複数の仕事を抱えており、どの仕事から取り組んで良いのかが決めきれない状態のことです。
そうなると、そもそも何から手をつけたら良いのか分からず仕事のスタートも遅くなります。
何から始めたら良いかが分かると、仕事も早く終わりそうですね！
ゴール設定がないとタスクが決まらず、仕事をスタートできない！
何から手をつけたら良いのか分からない理由
何から手をつけたら良いのか分からない理由には大きく2パターンあります。
以下がその理由で、順に解説しますね！
複数の仕事に対して優先順位をつけていない
仕事があり過ぎて、どれから手をつけたら良いのか分からない時ってありますよね？
この場合、仕事に対して優先順位をつけていないと、何から手をつけて良いのか迷ってしまいます。
優先順位のつけ方をマスターすれば解決できます！
1つの仕事のやるべきタスクが複雑
単体の仕事であったとしても、やることが多く複雑な場合があります。
この場合、その仕事のゴールに必要な実行タスクを洗い出せていないと、仕事をスムーズに進めることができません。
今回の記事では、「1つの仕事のやるべきタスクが複雑」パターンの悩みについて解決していきます！
段取りができている状態とは？
次に、仕事の何から手をつけたら良いのかが分かっている状態、つまり段取りができている状態を確認します。
そして段取り力とは、「仲間と協力して、期限内に最終目標を達成できる計画を立てる力」のことです！
以下に、段取りができている状態をまとめました。順に解説しますね！
この力をつけていることで、仕事の始め方に迷わずに、最後まで走り切ることができるでしょう！
段取り力 ＝ 仲間と協力し期限内に目標達成できる計画作成力
最終ゴールを把握している状態
仕事には目標や目的があるはずですよね？
この最終ゴールを明確にしているか、明確にしていないかで、実行するタスクをどこまで準備するのかが決まります！
例えば、「商品開発の会議資料を作成する」という仕事を考えます。
この仕事のゴールが、①「社内で少し案を出して欲しい」なのか、②「社外も含めたコンペに使う」かで相当な目的が異なります。
仕事のゴールを確認することで、十分な労力をかけることができ、不必要な時間を割くことを避けることができます！
作業に入る前に、最終ゴールの確認が最初にやるべきこと！
細分化したタスクと手順がある状態
仕事のゴールが把握できると、そのための細分化した実行タスクを洗い出せます。
実行タスクとその手順がある状態は、段取りすることに欠かせません！
タスクと手順を洗い出す『タスク手順書の作り方』の解説は以下の記事をご参考に！
具体的なタスクを洗い出せている状態だと、迷わずに仕事を進めることが可能ですね！
リソース（資源）を確保している状態
リソースとして、人、物、お金がよく挙げられますよね？
ただ多くの社会人が仕事をこなすうえで、一番重要なリソースは「情報」です。
様々な情報がありますが、特に「社内の人に関する情報」が最重要でしょう。
なぜなら、会社でやる仕事の多くは1人では完結せず、上司・同僚・部下といった人達の強みを生かして実行されるためです！
仕事では、社内の人に関する情報の確保が最重要！
例えば「商品開発の会議資料作成」をするにしても、様々な人が関与することができますよね？
上司からは、過去の会議結果の様子や企画案の通し方を伺うことができます。
同僚や部下には、アイディアマン、資料作成が上手な人もいるかもしれません。
仕事をする際、1人でやるよりも多くの人を生かせる状態の方が、ずっと良いものができるでしょう！
スケジュール管理をしている状態
仕事の終わりには、商品やサービス、提案書などの資料といった成果物が出てきます。
その成果物には必ず納期があり、信頼を得るためにも守るべきものです！
仕事の実行タスクが出てきたら、納期に間に合うスケジュールを決めることが段取りには必要です。
まずは、納期に間に合うように必要な時間を計算します。
そして、仕事にはトラブルがつきものなので、納期ギリギリの完了にならない余裕をもった計画を立てると良いでしょう！
トラブルまで考えたスケジュール管理を！
複数のプランを用意している状態
先ほど「仕事にはトラブルがつきもの」と述べました。
全部が上手くいくと仮定したプランAしか立案していない場合、何か予測と異なった時に最初からやり直しになりかねません。
予測と違う可能性が高いところは、プランBやプランCも準備しておくと良いでしょう。
プランAからスムーズに他のプランに切り替えることで、最小限の時間ロスに抑えることができます！
複数のプランがあることで安心して仕事を進めることが可能！
段取りの能力不足によるデメリット
段取り力が低いまま仕事をしていると、以下のような大変なことが出てきます。
以下に、段取り力が不足するデメリットをまとめました！
順に解説しますね！
やり直しが増える
段取りをせずに仕事に取り組むと、やり直しが増えます。
仕事の最終目標を見据えず、具体的なタスクがないため、思いつくままに手をつけてしまうからですね。
そうなると、ストレスも溜まりますし、手伝ってもらった仲間からの信頼も低下してしまうでしょう。
段取りをしないと、仕事時間の増加や信頼の低下を招く！
納期に間に合わない
段取りの一部、スケジュール管理をしないと、納期にも間に合わなくなります。
当然、成果物までのタスク実行計画を立てていなければ、そうなってしまいますよね。
また上記のように、やり直しも増えている状態だと、2倍以上の時間を要することだってあります。
納期を過ぎることで、当然信頼もなくなってしまいますよね...
段取り力を身につけるメリット
段取り力を身につけることで、恩恵が得られます。
以下に、段取り直をつけるメリットをまとめました！
順に解説していきます。
最小限の時間で仕事が終わる
仕事の最終ゴールが明確に描けていると、それに関係しないタスクは出てきません。
言い換えると、重要なタスクのみに集中して打ち込むことが可能となります！
重要なタスクだけに集中できれば、無駄な作業が発生しないため、短時間で仕事を終えることができますよ！
信頼を勝ち取れる
仕事の終わりには成果物が出てきます。
そして成果物の納品先は、上司であったり、他社のクライアントですよね。
仕事の最終形態、つまり成果物のイメージがないままだと、みなさんの成果物と納品先のニーズとの間に差が生じます。
一方、最終ゴールのイメージを持った状態で仕事に取り組むと、納品先とのズレが生じにくくなります。
相手のニーズを満たした仕事ができると、あなたへの信頼度や評価も自然と上がっていきますよ！
最終ゴールは納品先のニーズを満たすこと！
ビジネススキルが向上する
前述の通り、段取り力とは「仲間と協力して、期限内に最終目標を達成できる計画を立てる力」です。
仲間との連携を通すことで、自分とは異なる考えや視点、スキルに触れることができます。
もしかしたら、自分では考えつかないサービスが提案できたり、営業スキルの向上につながるかもしれません！
こういった個人のビジネススキルが改善されることで、昇進・昇給に近づくことでしょう！
仲間から良い影響を受けよう！
誰でも段取り上手になる方法
ここからは、誰でも今日から段取り上手に近づける方法を解説していきます。
段取り力をつける方法は以下の通りで、順に解説していきます！
自分の仕事の最終形態をイメージ・確認する
重要なタスクに集中するためには、自分がやる仕事の最終ゴールを確認することが大切です。
確認する方法は、仕事を与えてもらった上司やクライアントに完成系のイメージを尋ねることが最も簡単な方法でしょう。
ただし、この確認のタイミングには2パターンがあります。
すでに同様の成果物を納品したことがあるパターン
この場合は、仕事を任された時点ですぐに確認すると時間のロスが減ります！
新しく仕事を任されたパターン
こちらの場合は、すぐに確認しても過去の成果物の記録がないため、相手も困ってしまいます。
完成系の20％程度の概要が出来上がった時点で、「このようなイメージでしょうか？」と尋ねると、相手とのギャップを最小限に抑えることが可能です！
タスク手順書を作る
自分の中で完成系のイメージができたら、その目標に向かって必要なタスクを洗い出します。
その際に、僕はタスク手順書を作成しておくことをオススメしています。
このタスク手順書を作成しておくことで、仕事を他の人にも任せることが可能！
継続的な情報収集をする
先述の通り、仕事を進めるうえでは、社内の人に関する情報リソースが最も大切です。
以下のような人の情報を得ておくのが良いと思います！
仕事中に雑談をしたり、会議の中で色んな人の動向を観察してみましょう。
また、会社の成果物をじっくり見てみて、上司に「どなたが作ったのですか？」といった具合に聴いてみても良いかもしれません。
きっと、最も注力・活躍した人や、困難を乗り越えたエピソードの情報を得ることができますよ！
その情報を持っていることで、適した人に最適な仕事をお願いすることが可能！
タスクの作業時間を予測・計測する
仕事には納期がつきものであり、信頼を得るためにもスケジュール管理が重要です。
しかし、実際に仕事が完了するのは未来のことなので、時間管理のトレーニングをする必要があります。
そのトレーニングとして、予測の作業時間と実際の作業時間の差を埋めることがオススメですね！
最初は簡単な「メール作成時間」の予測と計測をして、差を見てみましょう。
そこから、「電話営業」「顧客対応」「資料作成」といった大きめの仕事にどのくらいの時間がかかっているのか測定します。
実際の作業時間を基にして、予測の作業時間の精度を高めたスケジュール管理を決めることで、納期に間に合う計画を立てることができます！
作業時間の計測と予測を繰り返し精度を高める！
目標達成する方法を3パターン考える
理想的に考えると、最終ゴールにつながる具体的なタスクをこなすプランを計画的に実行できると、すべての仕事は期限内に終わります。
しかし、仕事にはトラブルがつきものですよね？
こういった時に、目標達成する方法を3パターンほど作っておくと、焦らずに対応ができますよ！
例えば「機材トラブルまで考えたオンライン会議開催」だと、以下の3パターンの対応が思いつくと思います。
目標達成の対応例
- 通常通り会議をするプラン（理想）
- PCを2台準備するプラン（起こり得る範囲内）
- 日程調整するプラン（可能性は低いが、代案としては安心）
「そんなことか！」と思うかもしれませんが、こういった思考が臨機応変ができる能力を養い、無駄な時間ロスを最小限に抑えてくれます！
注意点
ここまで、『何から手をつけたら良いのか分からない理由』や『段取り上手になる方法』を解説してきました。
段取りする力や方法は理解できたけど、何か注意することはあるの？
最後に、注意点を2つ示しておきます。
以下2点を守ることで、無駄な時間を過ごさずに仕事ができる段取り上手に生まれ変わるでしょう！
順番に説明しますね！
当初のゴールとは異なる場合もある
段取り力を発揮するという理想のイメージは、「最初に立てた計画をこなせば、すべての仕事は期限内に終わる」ことでしょう。
しかし前述の通り、実際はトラブルによる予定変更は日常茶飯事です！
つまり、「計画は変わっていく」という気持ちを事前に持っておくことが重要です。
特に、「より完全な計画を作らなくちゃ！」と思っている完璧主義の方は注意が必要です。
計画が変わっても悪いことではありません！ストレスを溜めない心構えでいよう！
1回で上手くなろうとしない
上記において、『誰でも段取り上手になる方法』を解説しました。
この方法はを取り入れるのは今日から可能です！
ただ一方、高い段取り力を養っていくには長い時間が必要です。
1回だけではなく、継続的にトレーニングしていくことをオススメします！
いつの間にか段取りのための行動が自然とできるようになっているよ！
まとめ
今回は記事前半で、『何から手をつけたら良いのか分からない原因』『段取り力を身につけるメリット』を説明しました。
そして記事後半では、『段取り上手になる方法』や『段取りをする際の注意点』を解説してきました！
まずは、仕事の最終ゴールを確認したり、作業時間の予測・計測をしてみましょう。
慣れてきたら、人の情報リソースを確保して、誰が何の仕事が得意なのかを把握してみましょう！
それができると、適した人に最適な仕事をお願いできますよ！
この能力が身に付いたら、以下のような変化があるでしょう！
今回の記事が参考になってくれることを心から願っています！
