「仕事が時間内に終わらない！」
「キャパオーバーにならない方法ってあるの？」
このように考えたことはありませんか？
特に、考えすぎたり人に相談するのが難しい読者のみなさんは、悩むことが多いのではないでしょうか？
この記事は、そんな悩みを解決できる内容になっています。
本記事を読んだら、キャパオーバーにならず仕事を時間内に終わらせることができるでしょう！
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仕事におけるキャパオーバーの状態とは
そもそも、仕事におけるキャパオーバーの状態とはどのようなものでしょうか？
文字通り、キャパシティ（許容量）をオーバー（超過）することです。
仕事におけるキャパオーバーとは、「こなすことができる仕事量」よりも「入ってくる仕事量」が多く、対処が困難になっている状態のことを指します。
次からは、キャパオーバーの原因を明らかにして、その対処法を解説しますよ！
新人が仕事でキャパオーバーになる原因
なぜ新人が仕事でキャパオーバーになるのでしょうか？
新人が仕事でキャパオーバーになる原因について5つ挙げていきます。
業務量が多く断ることができない
1つ目は「業務量が多く断ることができない」です。
中堅以降の人にとっては簡単な仕事でも、新人にとっては捌ききれない業務量が日々舞い込んできます。
また、新人にとっては多くの仕事が初めてで、何が大切で何がそうじゃないかの判断はつきにくいです。
そのため、重要でない仕事を断ることもできません。
そもそも、新人は自分の評価にも影響すると考えるため、仕事を断りづらい状況下にいますよね。
インプットがアウトプットを上回っている状態のことで、身体的・精神的にも過度に負担を感じてしまう…。
知識やスキルの不足
2つ目は「知識やスキルの不足」です。
当たり前のことですが、新人にはまだ仕事を効率的にこなす知識やスキルが備わっていません。
中堅以降の人なら考えない内容であっても、新人は分からない部分を調べるところから始める必要があります。
そのため、社内研修が用意されている会社も多くありますよね？
知識やスキルが不足することによって、「通常の2倍以上の時間がかかってしまった」なんてこともあり得ますね。
不明確な目標や指示
3つ目は「不明確な目標や指示」です。
新人は、上司から目標や指示をもらうことが多々あります。
しかし、その指示や説明が分かりにくいものだと、新人はどうなるでしょうか？
知識不足になりがちな新人が、上司の話を自分で補足して理解することも不可能ですよね。
上司との関係性もできていなかったら、聞き返すことも少し躊躇する人も珍しくないでしょう。
スケジュール管理能力の不足
4つ目は「スケジュール管理能力の不足」です。
新人とはいえ任される仕事は多く、中には複雑なものもあるでしょう。
そして、その各仕事の重要度や緊急度によっては、納期や費やす時間はバラバラとなることもあります。
つまり、各仕事の進捗状況を管理しながら進める能力が必要となります。
この能力が不足していると、任された仕事をこなすことができずに、キャパオーバーとなってしまう。
職場でのコミュニケーション不足
5つ目は「職場でのコミュニケーション不足」です。
仕事において、自分が不得意な分野があっても、その分野が得意な人がいます。
例えば、「営業資料の作成」が不得意な人もいれば、得意な人もいますよね！
また周りには、すでにその仕事を経験したことがある先輩や上司もいます。
そういった人達から教えてもらったり、アドバイスをもらったりすることができるはずです。
しかし、他人へ聞きに行くことができずに、1人で多くの時間を使ってしまう人がいます。
仕事でキャパオーバーになるデメリット
ここからは、仕事でキャパオーバーになるデメリットを4つ紹介していきます。
以下の4つのデメリットの状態が長く続くと、心身ともに不調が出てくることもあります。
職場での人間関係の悪化
1つ目のデメリットは「職場での人間関係の悪化」です。
仕事は1人でやるものではなく、複数人が協力しながら取り組むものですよね？
しかし、キャパオーバーした状態だと、他者と協力をする気持ちの余裕が出てこなくなってしまいます。
また、キャパオーバーの状態だと、感情的に焦り・イライラを生んでしまい、相手にその感情が伝わってしまいます。
結果的に、職場内での良い人間関係が構築しづらくなってしまう。
残業時間が増える
2つ目のデメリットは「残業時間が増える」です。
8時間労働であるとすると、その時間内に終わらせることが可能なものがキャパの範囲内ということになります。
キャパオーバーになったとしても、仕事量が減っているわけではありませんよね？
つまり、キャパオーバーの状態では残業が確定するということです！
成果物の質が低くなる
3つ目のデメリットは「成果物の質が低くなる」です。
キャパオーバーの状態で複数の仕事に取り組んでいると、1つずつに時間をかけることも難しくなります。
この限られた時間で仕事に取り組むような状態では、成果物の質を上げることができませんよね。
そして、成果物の質が下がると、やり直しも出てきてしまい残業が増えていくという負のスパイラルに陥ります。
昇進・昇進などにも少なからず悪い影響がある…。
プライベート時間でも仕事が頭から離れない
4つ目のデメリットは「プライベート時間でも仕事が頭から離れない」です。
残業してでも仕事を終わらせているのであれば、頭から仕事を忘れることも可能でしょう。
しかし、残業しても仕事が山積みに残っている状態であれば、プライベート時間中でも仕事を思い出してしまうかもしれません。
プライベート時間は、頭をリフレッシュし様々な活力にもなり得るためのものです。
仕事のことがプライベートまで侵入してしまうと、活力を得ることが難しくなってしまうでしょう。
「あー、次の企画会議の資料が終わってないなー」とか考えていたら要注意！
次は、キャパオーバにならないための方法5選です！
仕事でキャパオーバーにならない方法5選
仕事でキャパオーバーになるデメリットを確認してきました。
こんな状態にならないために、仕事でキャパオーバーにならない方法5選＋1を2パターンに分けて解説していきます。
個人の力でできること
まずは、個人の力でキャパオーバーにならない方法3つです。
そもそもキャパシティを大きくすること、キャパを超えないよう工夫する方法をお伝えしますね。
段取り力を高める
1つ目の方法は「段取り力を高める」です。
段取り力とは、「仲間と協力して、期限内に最終目標を達成できる計画を立てる力」のことです！
この能力があると、仕事の始め方に迷わず、期限内までにゴールへ走り切れるため、キャパオーバーを防ぐことがに役立ちます！
段取り力は、以下の5つの項目を満たすことで身につけることができます！
- 最終ゴールを把握している状態
- 細分化したタスクと手順がある状態
- リソース（資源）を確保している状態
- スケジュール管理をしている状態
- 複数のプランを用意している状態
詳しい段取り力のつけ方は、以下の記事をご覧ください！
優先順位をつける
2つ目の方法は「優先順位をつける」です。
仕事の優先順位がないと、取り組むべき仕事が何か分からずに、重要度の高い仕事を後回しにする可能性があります。
そうなると、後で重要度の高い仕事に時間が必要となり、残業が増えてしまうかもしれません。
取り組むべき仕事を見極めるために、重要度×緊急度マトリクスを使ったフレームワークを一度やってみることをオススメします！
ちなみに、重要度とは「仕事の価値がどれだけあるのか」を示す指標で、緊急度とは「仕事への対応の早さがどれだけ求められるか」を示す指標のことです。
断るスキルを身につける
3つ目の方法は「断るスキルを身につける」です。
キャパオーバーにならないためには、そもそも入ってくる仕事を減らすという考え方もあります。
そのためには、仕事を断る方法も身につけておいたほうが良いでしょう！
断る方法を大きく分けると、以下の6つの方法があるよ！
- 仕事量が多いことを説明する
- 重要かつ緊急な仕事を担当していると理解してもらう
- 自分の得意・専門を利用できるか説明する
- 他の人の得意を確認してもらう
- 引き受ける代わりに他の仕事を減らしてもらう
- スケジュール変更を提案する
詳しいやり方は、以下の記事をご覧ください！
他者の力を借りること
他者の力を借りてキャパオーバーにならないは方法2つあります。
自分ではどうにもならないことは他者の力を借りるのがオススメですよ！
相談する人を見つける
4つ目の方法は「相談する人を見つける」です。
相談は相手からの意見をもらうためのものです。
逆に、相手から行動を強制されるとストレスが増えてしまいます。
安心して相談できる相手を見つけたいですよね！
以下の要素を満たした人を探すのが良いですよ！
- 経験豊富で、視点数が多い
- 客観性がある
- 共感力がある
- 話を途中でさえぎらない
- 意見を強制してこない
- 口が堅い
相談の準備をする
5つ目の方法は「相談の準備をする」です。
事前に相談する内容を整理して、シミュレーションしておくと安心ですよね。
今回はDESC法を紹介します。
このDESC法は、相手を気遣いながら、自分の状況を伝え、より良い方向に向かうための相談方法です。
DESC法とは、以下の4つの項目から構成され、英語の頭文字をとったものです。
- Describe：描写する
- Express：説明する
- Specify：提案する
- Choose：選択する
ここからは、DESC法の具体例を説明していきます。
自分の今の状況を描写します（Describe）。
次に、その状況が引き起こしていることを説明します（Express）。
この際に、相手の状況についても理解・共感を示します。
そのうえで、自分と相手の状況を考慮して、どちらにとってもプラスの方向になる提案をします（Specify）。
提案には複数の選択肢があると良いでしょう。
最後に、相手に複数の提案の中から選択をしてもらいます（Choose）。
自分が提案した中から選んでもらえるのが良いですが、もしダメでも新しい選択肢を相手から提案しらもらえるかもしれませんよ！
キャパオーバーにならない力をつけたら、あなたの価値を発揮できる職場を選ぼう
仕事でキャパオーバーにならない方法を実践して、仕事を時間内に終わらせることができたら、あなたの価値を発揮できる職場を選ぶ準備を始めましょう！
転職活動を始めるってこと？
けど毎日忙しいし、自分一人だけでは何から始めたらいいか分からない…。
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下記項目に当てはまる人は、ぜひ体験談&口コミのレビュー記事を読んでみてください！
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キャパオーバーにならないための注意点
ここまで、『仕事でキャパオーバーにならない方法』を解説してきました。
方法はある程度理解できたけど、何か注意することはあるの？
最後に、注意点を2つ示しておきます。
以下2点を守ることで、さらに気持ちを安定させて取り組むことができるでしょう！
自分の力だけでどうにかしない
注意点1つ目は「自分の力だけでどうにかしない」です。
優秀と言われる人は、自分で仕事をこなせる能力があります。
実際に学校での勉強や資格勉強などでは、良い結果を残してきていることでしょう。
しかし、仕事においては個人で完遂するのは難しいことが多くなってきます。
上記で説明したキャパオーバーにならない方法には、他者の力を借りる方法があることをお伝えしました。
優秀な人もそうでない人も、自分のスキルアップと同時に、他者の力を借りることも意識するのがオススメ！
相談することは迷惑じゃない
注意点2つ目は「相談することは迷惑じゃない」です。
上司にとって部下からの相談があると、どういった方向で仕事をしてくれているかを知る機会になります。
早い段階で、問題を伝えてくれたり、提案を受けたりすると、修正がしやすく助かることが多いです！
逆に、相談されずに後で大きい問題が起こった時には、修正とは別に対処・対応の仕事が増えてしまいます。
自分でできることが限界になったと感じたら、相談という手札を使ってみましょう！
仕事のキャパオーバーを対処するメリット
仕事のキャパオーバーに対処するメリットを4つ確認していきます。
キャパオーバーに対処することで、たくさん恩恵がありますよ！
相談できる人を増やせる
1つ目のメリットは「相談できる人を増やせる」です。
先ほどのデメリットでは、キャパオーバーになると、「良い人間関係が構築しづらい」と説明しました。
キャパオーバーにならないように対処することで、他者とも協力し合える良い関係が作れます。
良い人間関係が形成されるとは、お互いに信頼があるような状態のことです。
職場の人に相談し援助してもらうことで、さらにキャパオーバー状態を軽減することもできますね！
重要な仕事に時間を使える
2つ目のメリットは「重要な仕事に時間を使える」です。
キャパオーバーをしていない状態では、時間に余裕を持って仕事に取り組むことができます！
仕事は複数を同時並行で進めることが多いですが、その中には優先順位が高いものが入っているはずです。
例えば、「営業の資料作成」は重要度が高いでしょう。
こういった重要度の高い仕事に時間をかけることができるのも、キャパオーバーにならない利点！
職場での評価が高くなる
3つ目のメリットは「職場での評価が高くなる」です。
キャパオーバーでないということは、任された仕事はすべてこなせているということです。
重要度の高い仕事にも手をつけることができて、成果物の質も高めることができますよ！
つまり、仕事の量および質といった両面において、優れた働きぶりができるということです。
そのような働きができる人なら、職場で高い評価を得られるのは当然ですね！昇進・昇給にもつながる！
ワークライフバランスが改善する
4つ目のメリットは「ワークライフバランスが改善する」です。
自分のキャパシティを超えないように仕事を定時内に終わらせることができると、プライベート時間を確保することができます。
プライベートを充実させることで、仕事への活力を充電することも可能ですよ！
結果的に仕事をさらに早く終わらせることができて、とても良いサイクルを作ることが可能！
まとめ
キャパオーバーにならない力をつけたら、転職という選択肢もあります！
下記項目に当てはまる人には「転職・求人・人材紹介のJAC Recruitment（JAC リクルートメント）」をオススメしています！
- 時間がなく忙しい中で転職活動をしたい
- 年収アップのハイクラス転職がしたい
- 転職先とのミスマッチを減らしたい
＼ 今すぐ無料で求人をチェックする ／
まずは、個人でできる段取り力を高めたり、優先順位をつけられるようになりましょう！
そして、相談できる人を見つけて他者の力も借りていきましょう！
この能力が身に付いたら、以下のような変化があるでしょう！
- 仕事が早く終わるため、ワークライフバランスを改善することができる
- 重要な仕事に時間を使えて、職場での評価が上がる
- 相談相手を見つけてストレスが減るので、毎日の仕事がしんどくなくなる
今回の記事が参考になってくれることを心から願っています！
