「上司の曖昧な指示への対処法を知りたい！」
「なんで分かりにくい指示になるの？」
このように考えたことはありませんか？
特に、他人の仕事が雑に見えて気になるな繊細さんは、悩むことが多いのではないでしょうか？
この記事は、そんな悩みを解決できる内容になっています。
本記事を読んだら、分かりにくい指示に対処し、質の高い仕事をすることができるでしょう！
記事の前半では『上司の分かりにくい指示に従うデメリット』や『上司の指示が分かりにくい原因』を解説します。
そして記事の後半では『分かりにくい上司の指示への対処法』を具体的に解説します。
分かりにくい指示とは？
まず最初に、分かりにくい指示とは具体的にどのようなものかを確認しておきます。
以下のような例がそれに該当します。
これらの指示に、どう対応していいのか悩まれている方は多いのではないでしょうか？
特に、上司からの分かりにくい指示があったら困りますよね！
上司の分かりにくい指示に従うデメリット
次は、上司の分かりにくい指示に従うデメリットを確認していきます。
デメリットをまとめると以下の通りで、順に解説していきます。
やり直しが増える
分かりにくい指示を受け、そのままに仕事を始めると、やり直しが多く発生してしまいます。
指示が分かりにくいとは、やるべき具体的なタスクが分からないということです。
具体的なタスクがなく、思いつくままに手をつけてしまうと、やり直しが増えてしまうのも当然ですよね。
そうなるとストレスも溜まり、手伝ってもらった仲間からは信頼も低下してしまう可能性もあります。
やり直しが多い状態を作ってしまうと、仕事をこなすのが難しい状況につながりかねません。
成果物の質が下がる
分かりにくい指示に従うと、成果物の質が低下します。
その理由として、上司が想定している最終成果物と任された人の最終成果物の形には大きな乖離があるためですね。
つまり、曖昧な指示を間に挟んだことで、全く違った最終ゴールを生んでしまうということです。
成果物の質が下がると、やり直しもあり得ますし、昇進などにも少なからず影響があるでしょう。
指示が曖昧だと、やり直しが増えるし成果物の質も下がる！
上司の分かりにくい指示に対処するメリット
次に、上司の分かりにくい指示に対処するメリットを説明します。
分かりにくい指示に対して対処することで、多くの恩恵が得られます！
メリットをまとめると以下の通りで、順に解説していきます。
上司との無駄な確認作業が減る
上司の分かりにくい指示に正しく対処すれば、無駄な確認作業が大幅に減っていきます。
指示内容を明確に認識し、上司と部下のみなさんの理解が一致することで、何度も確認をする必要が少なくなりますね。
これにより、指示内容が明らかになっていけば、取り組んでいる仕事の進行がスムーズになり全体の進捗も改善されていくでしょう！
また、上司も部下も効率的に時間を利用できるようになり、他の様々な仕事に集中することが可能となります。
良質な成果の再現性が高まる
上司の分かりにくい指示に対処法を利用すれば、良質な成果の再現性が高まります。
対処法を駆使することで、今後に曖昧で分かりにくい指示が出たとしても、継続して質の高い成果物を得ることが可能です！
結果として、みなさんの信頼や評価が向上していき、昇給や昇進などにも良い影響を与えることでしょう。
さらには、大きな仕事を任せてもらえる立場につける可能性もあり、やりがいのある仕事ができるかもしれません。
同僚や部下を巻き込むことができる
上司の分かりにくい指示に正確に対処し続けていると、同僚や部下と効果的に連携することができるでしょう。
曖昧な指示に対して、質の高い成果を安定的に収められるということは、他の人にも応用可能な状態を確保しているということです。
言い換えると、分かりにくい指示を受けても、同僚や部下に対して具体的なタスクを割り振ることができるということです！
このような組織内での情報共有や連携ができると、チームでの生産性が向上して、大きな仕事もこなすことができるでしょう。
指示が明確になると、無駄時間が減り、他者を巻き込んだ再現性の高い仕事が可能！
上司の指示が分かりにくい原因
先に、上司の指示が分かりにくい原因を理解しておきましょう。
原因は大きく3つに分けられます。
まとめると以下の通りで、順に解説していきます。
最終ゴールが不明瞭である
上司の指示が分かりにくい原因の1つ目は、「最終ゴールが不明瞭である」というものです。
最終的に何が完成する必要があるのか明らかでなければ、そのプロセスも全く分かりません。
例えば「部屋の模様替え」であったとしても、最終の部屋の雰囲気やイメージが決まっていないと動けませんよね？
最終的にどんな部屋にしたいのかを決めないと、どの色を基調にするのか、家具の配置、収納スペース、照明の種類などは決められませんからね。
つまり、最終ゴールが不明だから、具体的な行動について指示するのが曖昧で分かりにくくなるのです。
計画が抽象的である
上司の指示が分かりにくい原因の2つ目は、「計画が抽象的である」というものです。
計画が抽象的とは、やるべきタスク、その実行スケジュールが主に決まっていないということです。
決まっていない理由として、上記で述べたように、最終ゴールの不明瞭さとも関連しています。
やるべきタスクや実行スケジュールが明確でないと、いつ・誰が・何を・どのようにしてということが分からずに、仕事の取り掛かりが遅くなります。
相互の前提知識がアンバランスである
上司の指示が分かりにくい原因の3つ目は、「相互の前提知識がアンバランスである」というものです。
上司は業務全体の進捗状況や組織の戦略を把握しており、様々なプロジェクトに関する詳細な背景知識を持っています。
しかし、部下にはその背景知識や情報のすべてが共有されているわけではありません。
以上のことから、上司が持っている前提知識を基に指示を出すと、部下は十分な情報の意図が理解できず、指示が曖昧に感じられることがあります。
そうなると、部下は具体的タスク内容や目的などを理解できず、効率的に仕事を進めることが困難となります。
分かりにくい上司の指示への対処法
ここからは、分かりにくい上司の指示への対処法を3つ解説していきます。
言い換えれば、分かりにくい指示を明確にするための相談の準備方法ですね！
指示が分かりにくい原因に対して、方策を全部マスターできるようにしておきたいですね！
対処法は以下の通りで、順に解説していきます！
最終ゴールを明確にする
まず、分かりにくい上司の指示への対処法1つ目は、「最終ゴールを明確にする」という方法です。
この最終ゴールを明確にする方法には、2パターンにさらに分類されます。
いずれにしても、最終成果物のイメージは必要になってきますね！
似た成果物が過去にあるパターン
1つ目のパターンは、すでに似たような仕事で成果物が納品されたことがあるという時のものです。
この場合は、仕事を任された時点ですぐに確認すると時間ロスを抑えることができます。
上司から言ってこなかった場合は、過去の似たような事例を尋ねるようにしましょう。
初めての成果物のパターン
2つ目のパターンは、新しく仕事を任された時のものです。
こちらの場合は、すぐに確認しても過去の成果物の記録がないため、相手も困ってしまいます。
完成系の20％程度の骨子ができた時点で、「このようなイメージでどうでしょう？」と尋ねると、上司とのギャップを最小限に抑えることができますよ！
とは言え、初めての仕事に対して骨子を作るのでさえも大変なので、骨子作成に方向性・イメージから尋ねるのも良いと思います。
具体的な仕事の進め方を確認する
次に、分かりにくい上司の指示への対処法2つ目は、「具体的な仕事の進め方を確認する」という方法です。
タスク分解する
最終ゴールが明確にある場合には、そのためにタスク分解をしていきます。
そのゴール達成につながるために、細かい具体的なタスクに分解するという意味ですね。
簡単ですが「会議の開催」を例に、要素的分解を使って説明しますね。
会議の開催をする場合、以下のようなことを考える必要があります。
会議開催の要素的タスク分解
- 場所の予約
- 参加者の選出
- 参加者の日程調整
- 議題の決定
- 議決方法の決定
- 資料作成
会議の開催であっても、6つのやるべきタスクがありました。
以上のように分解していかないと、何から始めるか、どのくらい時間がかかるのか見当もつきません。
5W2Hを使う
5W2Hとは、以下のようなことの略です。
これら7項目について把握しておくことで、だいぶ仕事を進めるうえで具体性が増します。
例えば「会社のPR動画を作ってほしい」と指示が出たとします。
一言で簡単そうですが、確認することはかなり多そうですよね。
「いつまでに作る？」「誰を対象にする？」「何のサービスを出すのか？」「目的は？」「予算はどのくらい？」などあります。
これらを明確にするのと、しないのでは雲泥の差が出てきそうですよね？
明確にしておくことで、無駄な作業も減り、注力すべてき行動に全力で取り組めそうです！
情報的サポートを得る
最後は、分かりにくい上司の指示への対処法3つ目は、「情報的サポートを得る」という方法です。
上司と部下との間には、これまでの経験値や得られる情報量に差が存在します。
それらが理由となり、上司からの指示を受けても、部下は意図が分からなくて動けない状態になっていることが多いです。
そんな時には、どこで自分がつまづいているのかを提示し、情報的に助けてもらえるように主張しましょう。
その際に、「どこまで分かっていて、どこから分からないのか」を明確にしてから質問をすると良いですね！
その方が、相手も答えやすいですし、仕事への真剣度が伝わりやすいです。
注意点
ここまで、分かりにくい上司の指示への対処法を解説してきました。
上司の分かりにくい指示への対処法は理解できたけど、何か注意することはあるの？
最後に、注意点を2つ示しておきます。
以下2点を守ることで、心を落ち着けた状態で分かりにくい指示への対処法を実践していけますよ！
順番に説明しますね！
上司の指示が曖昧になるのは当然と思う
まず、1つ目の注意点は「上司の指示が曖昧になるのは当然と思う」です。
上司はすべての仕事に対して、初めて取り組む時のように丁寧には取り組めるわけではありません。
これは、上司が経験を積みすぎて、様々な視点から考えることができる知見を得ているからです。
この知見を利用するからこそ、多くの部下が直面する問題に対して、適切に対処できるのです！
逆に、上司と部下が同じレベルで話が止まってしまうと、作業に入るまでの時間がかかったり、問題解決できなかったりします。
それはそれで別問題として、さらに困ってしまいますよね？
上司と部下の前提知識はアンバランス！指示が曖昧で理解されにくいことは起こり得る！
長期戦の心構えをしておく
次に、2つ目の注意点は「長期戦の心構えをしておく」です。
今回の「分かりにくい上司の指示への対処法」はすぐに使えるものもあれば、時間をかけて相互に理解していくものもあります。
特に、「情報的サポートを得る」については、上司に質問をする必要が出てきます。
質問をする時には、「自分がどこまで分かっていて、どこから分からないのか」を明確にしなければなりません。
それらが明らかにできていないと、上司から逆に詰められる場合もあり、みなさんが嫌な気持ちになる可能性だってあります。
ここには長い時間をかけてもいいので、質問力を鍛えるくらいの気持ちで取り組んでみると良いでしょう！
まとめ
今回は記事前半で、『上司の分かりにくい指示に従うデメリット』を説明しました。
そして記事後半では、『上司の指示が分かりにくい原因』を確認したうえで『分かりにくい上司の指示への対処法』を3つ解説してきました！
まずは、最終ゴールを確認してタスク分解をしてみましょう！
そして、5W2Hを確認したり、情報的サポートを得られるようにしていきましょう！
この能力が身に付いたら、以下のような変化があるでしょう！
今回の記事が参考になってくれることを心から願っています！
